Рубрики
Полезно

Как завершать крупные задачи вовремя

Любая важная задача должна быть ограничена во времени. Потому, что если не ставить для задачи сроки, она может потерять актуальность, растянуться на очень долгий срок или вы вообще никогда к ней не приступите.

Представьте что вы хотите построить дом, а фирма которая строит дом не может назвать сроки завершения. Вам говорят может месяц, может год, а может пять лет. Думаю в такой ситуации вы будете искать другого исполнителя.

Любая важная задача должна иметь дату начала и дату завершения.

Как отличить важную задачу от не важной

Это достаточно просто. Нужно задать себе вопрос.

Что произойдет если задачу не делать?

Если ответ ничего, то это не важная задача и в принципе можно её отбросить.

Но если последствия вас не устраивают или пугают значит задача важная.

Сначала разбейте задачу на подзадачи

Давайте возьмём пример строительства дома. Я не специалист по строительству, все этапы просто для наглядности.

Разбиваем на подзадачи

  1. Выровнять грунт
  2. Подготовить опалубку
  3. Залить фундамент
  4. Выложить стены и внутренние перегородки
  5. Сделать крышу
  6. Поставить окна и двери
  7. Смонтировать инженерные коммуникации
  8. Внутренняя отделка
  9. Внешняя отделка
  10. Повесить табличку «Добро пожаловать»

Определение срока для каждого этапа

К срокам нужно относиться серьезно. Даты должны назначаться не наугад. Желательно брать в расчет реальные сроки за которые были сделаны похожие задачи.

Это особенно важно в нашем случае, когда важно завершить этап, чтобы перейти к следующему. Мы не сможем начать делать стены пока не готов фундамент.

Обязательно берите запас по времени, на каждый этап. Это может быть 5, 20, 100% от реального времени. Возможно в вашем случае запас может быть в несколько раз больше сроков. Запас должен быть уместным и разумным.

Определяем сроки.

  1. Выровнять грунт 1.01 -30.01
  2. Подготовить опалубку 30.01 — 30.03
  3. Залить фундамент 30.03 — 30.04
  4. Выложить стены и внутренние перегородки 30.04 — 30.09
  5. Сделать крышу 30.09 — 30.10
  6. Поставить окна и двери 30.10 — 15.11
  7. Смонтировать инженерные коммуникации 15.11 — 30.11

Теперь мы подошли к задачам, которые можно делать паралельно. Это поможет завершить проект быстрее. На внутреннюю и внешнюю отделку мы привлекаем двух разных исполнителей, а табличку делаем сами.

Для этих трёх этапов у нас один и тот же период времени 30.11 — 31.12:

  • Внутренняя отделка
  • Внешняя отделка
  • Повесить табличку «Добро пожаловать»

Выполнение работы

Теперь нужно выполнять работу. Не откладывать а начинать как можно раньше и стараться завершить этап как можно раньше.


Контроль сроков

Важно контролировать каждый этап, особенно те, от которых зависит начало следующего. Если этапы большие их также нужно разбить над подэтапы. И контролировать срок выполнения каждого мини этапа.

По телевизору и в фильмах очень часто показывают как руководитель приезжает в последний день принимать работу, а она не сделана.

Он начинает на всех кричать. И все думают какой молодец.

На самом деле это яркий пример плохого руководителя, который не контролировал ход работы. Так делать не надо.

Прием работы оценка результатов

Запас и досрочное выполнение этапов, важно потому, что то может пойти не так и может потребоваться время для исправления каких то ошибок или недочётов.

Завершение задачи

Вы построили дом мечты вовремя. Всё успели и не было никаких ньюансов.

В реальности любой план терпит изменения, сроки срываются, пересматриваются. Возникают не предвиденные этапы и проблемы.

Но это не значит, что не надо составлять план. Любой план хуже чем его отсутствие.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.