Любая важная задача должна быть ограничена во времени. Потому, что если не ставить для задачи сроки, она может потерять актуальность, растянуться на очень долгий срок или вы вообще никогда к ней не приступите.
Представьте что вы хотите построить дом, а фирма которая строит дом не может назвать сроки завершения. Вам говорят может месяц, может год, а может пять лет. Думаю в такой ситуации вы будете искать другого исполнителя.
Любая важная задача должна иметь дату начала и дату завершения.
Как отличить важную задачу от не важной
Это достаточно просто. Нужно задать себе вопрос.
Что произойдет если задачу не делать?
Если ответ ничего, то это не важная задача и в принципе можно её отбросить.
Но если последствия вас не устраивают или пугают значит задача важная.
Сначала разбейте задачу на подзадачи
Давайте возьмём пример строительства дома. Я не специалист по строительству, все этапы просто для наглядности.
Разбиваем на подзадачи
- Выровнять грунт
- Подготовить опалубку
- Залить фундамент
- Выложить стены и внутренние перегородки
- Сделать крышу
- Поставить окна и двери
- Смонтировать инженерные коммуникации
- Внутренняя отделка
- Внешняя отделка
- Повесить табличку «Добро пожаловать»
Определение срока для каждого этапа
К срокам нужно относиться серьезно. Даты должны назначаться не наугад. Желательно брать в расчет реальные сроки за которые были сделаны похожие задачи.
Это особенно важно в нашем случае, когда важно завершить этап, чтобы перейти к следующему. Мы не сможем начать делать стены пока не готов фундамент.
Обязательно берите запас по времени, на каждый этап. Это может быть 5, 20, 100% от реального времени. Возможно в вашем случае запас может быть в несколько раз больше сроков. Запас должен быть уместным и разумным.
Определяем сроки.
- Выровнять грунт 1.01 -30.01
- Подготовить опалубку 30.01 — 30.03
- Залить фундамент 30.03 — 30.04
- Выложить стены и внутренние перегородки 30.04 — 30.09
- Сделать крышу 30.09 — 30.10
- Поставить окна и двери 30.10 — 15.11
- Смонтировать инженерные коммуникации 15.11 — 30.11
Теперь мы подошли к задачам, которые можно делать паралельно. Это поможет завершить проект быстрее. На внутреннюю и внешнюю отделку мы привлекаем двух разных исполнителей, а табличку делаем сами.
Для этих трёх этапов у нас один и тот же период времени 30.11 — 31.12:
- Внутренняя отделка
- Внешняя отделка
- Повесить табличку «Добро пожаловать»
Выполнение работы
Теперь нужно выполнять работу. Не откладывать а начинать как можно раньше и стараться завершить этап как можно раньше.
Контроль сроков
Важно контролировать каждый этап, особенно те, от которых зависит начало следующего. Если этапы большие их также нужно разбить над подэтапы. И контролировать срок выполнения каждого мини этапа.
По телевизору и в фильмах очень часто показывают как руководитель приезжает в последний день принимать работу, а она не сделана.
Он начинает на всех кричать. И все думают какой молодец.
На самом деле это яркий пример плохого руководителя, который не контролировал ход работы. Так делать не надо.
Прием работы оценка результатов
Запас и досрочное выполнение этапов, важно потому, что то может пойти не так и может потребоваться время для исправления каких то ошибок или недочётов.
Завершение задачи
Вы построили дом мечты вовремя. Всё успели и не было никаких ньюансов.
В реальности любой план терпит изменения, сроки срываются, пересматриваются. Возникают не предвиденные этапы и проблемы.
Но это не значит, что не надо составлять план. Любой план хуже чем его отсутствие.
